إذا لم تكن معتادا على نسخ ملفاتك الرقمية على وجه الاحتياط، فعليك أن تفكر في وضع خطة احتياطية لحفظ مستنداتك وصورك الورقية الفريدة، مثل شهادات الميلاد وتراخيص الزواج وأوراق التسريح العسكري.
إن استخدام المسح الضوئي لنسخ أوراقك الشخصية يؤدي إلى إنشاء أرشيف رقمي يمكنك استخدامه أيضا كنسخة احتياطية، خاصة إذا كانت ملفاتك محمية بكلمة مرور ومحفوظة في مكان آمن. وحتى إذا لم يكن لديك ماسح ضوئي للمستندات، يمكنك إنشاء أرشيفك الشخصي باستخدام هاتف ذكي وبعض التطبيقات. تبعا لذلك، يمكنك اتباع هذه الخطوات لعمل أرشيف رقمي لوثائقك.
الخطوة 1: رتب مستنداتكأوردت الكاتبة أنه عليك أن تجمع كل المستندات، والسجلات المدنية والوثائق الأخرى التي حفظتها على مر السنين، والتي قد ترغب في مشاركتها، خذ أيضا بعين الاعتبار وثائق مثل الرسائل القديمة والشهادات والدبلومات وقصاصات الصحف والصور العائلية وغيرها من الهدايا التذكارية العاطفية التي تُحفظ عادة في الألبومات أو الصناديق. وبما أن مسح مجموعة كبيرة من المستندات سيصبح عملية متكررة، يمكنك ضمان سرعتها من خلال ترتيب المستندات والعمل في مكان نظيف وجيّد الإضاءة.
الخطوة 2: استخدام ماسح ضوئيبإمكانك استخدام جهاز الطباعة للمسح الضوئي والنسخ في الوقت نفسه من خلال تثبيت برنامج الأداة المساعدة أو العثور على وظيفة المسح في إعدادات نظام الحاسوب. أما إذا كانت لديك طابعة متعددة الوظائف وبها ماسح ضوئي، فافتح لوحة التحكم أو تطبيق الأداة المساعدة للوصول إلى برنامج المسح، واختيار دقة المسح الضوئي وموقع الحفظ. وبمجرد الانتهاء من إعداده، افتح غطاء المسح الضوئي أعلى الطابعة وضع المستند الأصلي على الزجاج ثم أغلق الغطاء وحدد خيار المسح الضوئي في الطابعة أو شاشة الحاسوب لإنشاء الملف الرقمي.
الخطوة 3: المسح بالهاتف الذكيإذا لم يكن لديك ماسح ضوئي، فهاتفك الذكي يفي بالغرض؛ كل ما عليك هو تنزيل تطبيق الماسح الضوئي للجوال. تعمل هذه التطبيقات من خلال التقاط صورة للوثيقة، وتُحفظ هذه الصورة في صيغة ملف "بي دي إف" أو" جيه بي جي" على هاتفك أو موقع تخزين عبر الإنترنت.
تطبيق "أدوبي سكان". ويوفر كل من تطبيق دروبوكس وإيفرنوت أيضا خاصية الماسح الضوئي في تطبيقاتهما.
تتضمن معظم أنظمة تشغيل الحاسوب أدوات لتأمين الملفات، وتعد برامج التشفير التجارية خيارا آخر. وتتضمن برامج تحرير المستندات المنقولة مثل "أدوبي أكروبات ديسي" ميزة كلمة المرور.
إذا أردت الاحتفاظ بالمستندات عبر الإنترنت باستخدام برنامج "دروبوكس" أو خدمة مماثلة، فقم بتشفيرها قبل التحميل. ويمكنك أيضًا تخزين ملفاتك عبر ذاكرة بيانات مشفرة في مكان آمن. ويوفر موقع "ذا واير كاتر" دليلا لتأمين الأجهزة الخاصة بك، بما في ذلك تشفير القرص الصلب للحاسوب.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق